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E-Docs-Standards News

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Neuer Artikel stellt Beratungskonzept zur eRechnung vor

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Im September 2014 erschien in der von Mittelstand-Digital herausgegebenen Fachzeitschrift "Wissenschaft trifft Praxis" der Artikel "Mythen der eRechnung - Wie wissenschaftliche Erkenntnisse den Weg zur Umsetzung des elektronischen Rechnungsverkehrs zeigen" von Dr. Steffen Bernius und Dr. Donovan Pfaff. Die Autoren zeigen dort auf, wie im Rahmen des Projektes e-Docs aus Umfragen, Experteninterviews, Prozesserhebungen vor Ort, Experimenten, Modellrechnungen und Pilotanwendungen in der Privatwirtschaft sowie allen Ebenen der öffentlichen Verwaltung (Kommunen, Länder, Bund) im In-und Ausland ermittelt werden konnte, dass viele der gängigen Annahmen über Wirkungsweise, Akzeptanz und Umsetzung der eRechnung bei genauer Betrachtung nicht haltbar sind. Ferner stellen die Autoren ein aus den Projektergebnissen entwickeltes, unabhängiges und technologieneutrales Beratungskonzept vor, welches eine individualisierte Lösungsfindung erlaubt und damit den öffentlichen Verwaltungen und KMU den Einstieg in die Umsetzung der eRechnung erleichtert.
Den vollständigen Artikel finden Sie hier.
 
 

Prominentes Interesse an E-Docs-Forschungsergebnissen: UK-Minister Maude und Staatssekretärin Rogall-Grothe besuchen den eRechnung-Stand beim Zukunftskongress 2014

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Beim diesjährigen Zukunftskongress Staat & Verwaltung in Berlin war die elektronische Rechnung ein beherrschendes Thema. Insbesondere der neue Leitfaden elektronische Rechnung für die öffentliche Verwaltung, welcher in Kooperation zwischen BMI und E-Docs entstanden ist und namhafte Experten zum Thema eRechnung als Autoren aufweist, stieß auf großes Interesse bei den Kongressbesuchern.

Am eRechnung-Stand des BMI präsentierten Dr. Steffen Bernius, Goethe-Universität, und Christian Nauth, TASK eDoc Services GmbH, darüber hinaus auch praktische Einblicke in die Forschungsergebnisse des E-Docs-Projektes.

So überzeugten sich unter anderem die beiden Keynote Speaker Francis Maude, Minister for the Cabinet Office and Paymaster General, und Cornelia Rogall-Grothe, Bundesbeauftragte für IT, von der Einfachheit eines beim THW implementierten Pilotprojekts zum elektronischen Rechnungsempfang.

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Das THW ist die erste Behörde, die Rechnungen im neuen ZUGFeRD-Standard weiterverarbeitet. Um die Akzeptanz bei den Lieferanten – und damit die Zahl der elektronisch eingehenden Rechnungen - hoch zu halten, wurde ein technologieneutraler Ansatz gewählt. Aus Lieferantensicht sind drei Wege der elektronischen Rechnungseinsendung möglich:
  • Direktversand einer einfachen PDF-Rechnung per E-Mail (die Extraktion der Rechnungsdaten im ZUGFeRD-Format erfolgt mittels des bei E-Docs entwickelten INEX-Konverters direkt beim Empfänger THW),
  • Direktversand einer beim Sender erstellten ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail (diese für die Zukunft präferierte Lösung ist aktuell noch nicht praktikabel),
  • Versand über einen beliebigen Provider, welche die Rechnung nach vorgegebenem Muster im ZUGFeRD-Format anliefern (zum Beispiel dem an der Pilotierung beteiligten Anbieter Bundesdruckerei).

Im Gegensatz zu anderen Lösungsarchitekturen wird die Entscheidung, wie eine Rechnung eingeliefert werden soll, also dem Lieferanten überlassen. Dieser muss weder zwingend eine Software bei sich installieren, noch auf gewohnte Rechnungsausgangskanäle verzichten. Eingehende Rechnungen werden in einem „elektronischen Briefkasten“ gesammelt und in den Rechnungsworkflow übergeben, wo die Bearbeitung erfolgt.

Die Lösung des THW ist auf einen großen Teil der öffentlichen Verwaltung übertragbar und gewährleistet für die rechnungsempfangende Behörde eine optimale Ausnutzung der Einsparpotenziale.

     
     

    Leitfaden zur eRechnung an Innenminister übergeben

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    Im Rahmen des Zukunftskongress 2014 übergab die Bundesbeauftragte für IT, Staatssekretärin Cornelia Rogall-Grothe, den von ihr herausgegebenen und in Zusammenarbeit zwischen dem Konsortialprojekt E-Docs und dem Bundesministerium des Innern (BMI) entstandenen „Leitfaden elektronische Rechnung für die öffentliche Verwaltung“ an Innenminister Thomas de Maizière.

    Leitfaden_Uebergabe

    Der Leitfaden enthält neben wissenschaftlichen Expertenbeiträgen zu Themen rund um die eRechnung (zum Beispiel zur Bedeutung der neuen EU-Richtlinie, zum Rechnungsstandard ZUGFeRD oder zu rechtlichen Rahmenbedingungen) auch Fallbeispiele und konkrete Tipps zur Umsetzung.

    Hierbei flossen an verschiedenen Stellen Erkenntnisse aus den von BMWi, BMI und ISPRAT geförderten eRechnungs-Projekten der Goethe-Universität ein. Dr. Steffen Bernius, fachlicher Leiter der Projekte auf Seiten der Universität: „Durch die am 26. Mai 2014 in Kraft getretene EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen ist die Verwaltung nunmehr verpflichtet, innerhalb der nächsten Jahre elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Die Ergebnisse unserer umfangreichen Umfragen und Prozessanalysen der vergangenen Jahre sowohl bei Unternehmen als auch bei öffentlichen Verwaltungen geben nun Leitplanken für die Umsetzung vor.“ So findet beispielsweise im THW-Pilotprojekt – als Best-Practice-Beispiel auch im Leitfaden beschrieben – eine im Rahmen von E-Docs entwickelte Technologiekomponente (der sog. INEX Konverter) als zentraler Baustein Verwendung.

    Der Leitfaden steht hier kostenlos zum Download zur Verfügung. Wenn Sie ein gedrucktes Exemplar erwerben möchten, wenden Sie sich bitte an info[at]e-docs-standards.de.

    [Download Leitfaden]
     
       

    E-Docs-Lösungen bei den M-Days erleben

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    Auf den diesjährigen M-Days am 13. und 14. Mai 2014 wird sich das Projekt E-Docs im Rahmen der Mittelstand-Digital-Kongressmesse, gemeinsam mit allen anderen Partnern des BMWi-Förderschwerpunkts Mittelstand-Digital, präsentieren.

    E-Docs wird auf dem Mittelstand-Digital-Areal in Halle 11.0 mit einem Stand präsent sein und Einblicke in die im Rahmen des Projektes entwickelten Technologien zur eRechnung geben. Anhand einer Live-Demonstration können Sie sich von der Einfachheit und Nützlichkeit der Software überzeugen. Vor Ort beantworten Experten unserer Projektpartner Bonpago und TASK eDoc alle Fragen zum elektronischen Rechnungsaustausch.

    Die Mittelstand-Digital-Kongressmesse adressiert sowohl die Partner und Beteiligten innerhalb des Mittelstand-Digital-Netzwerks als auch externe Experten, Entwickler, Anwender in KMU sowie eine breite Fachöffentlichkeit.

    Buchen Sie hier Ihr kostenloses M-Days-Ticket bis spätestens zum 9. Mai 2014 und besuchen Sie uns in Halle 11.0 bei der Mittelstand-Digital-Kongressmesse.

     
     

    "Die öffentliche Verwaltung muss eine Vorreiterrolle übernehmen!" - EDOCS auf dem Fachforum zum Thema "Verwaltung 2018 - Die eRechnung ist Pflicht!" der CEBIT 2014

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    Ein umfangreiches Bühnenprogramm auf der Fläche „Government for you" des Public Sector Parc der Messe (Halle 7) erweiterte in diesem Jahr die Ausstellerstationen von Bund und Ländern auf der CEBIT 2014. Auch der IT-Planungsrat stellte sich mit seinen Themen und Projekten inmitten der Gemeinschaftsfläche von Bund und Ländern auf, und stellte ebenfalls interessante Themen für Fachdiskussionen und Vorträge.

    img_6096Zu der Thematik „Verwaltung 2018 - Die eRechnung ist Pflicht!" diskutierten hierbei am 12.03.2014 auf der Bühne des IT-Planungsrates, der "Arena IT-Planungsrat", Prof. Dr. Wolfgang König (Goethe-Universität, Frankfurt Am Main) und Dr. Frank Roth (Partner Kanzlei DLA Piper, Köln) unter der Moderation von Ministerialdirigent Hans Jörg Schäper (Bundeskanzleramt) über rechtliche und organisatorische Fragen auf Grundlage der kommenden EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen.

    Einleitend richtete sich die von Hans Jörg Schäper moderierte Diskussion auf die möglichen Einsparpotenziale der eRechnung.

    "Die EU rechnet mit 243 Mrd. Einsparpotenzial durch elektronische Rechnungen"
      -- Prof. Dr. Wolfgang König

    Bei der Diskussion konnte hierbei anschaulich festgehalten werden, dass bei einem Aufkommen von rund 120 Millionen Rechnungen im Jahr bereits allein in der öffentlichen Verwaltung in Deutschland rund 2-5 Milliarden an Einsparungen realisiert werden können. In der Privatwirtschaft rechnet man sogar mit bis zu 50 Milliarden Einsparungen für Deutschland - grob einem Fünftel dessen, was die EU als Einsparpotential für ganz Europa prognostiziert.

    Die im Anschluss in Richtung der bislang ausbleibenden Verbreitung der eRechnung dirigierte Diskussion ließ ferner deutlich werden, dass gerade bei einem Großteil der kleinen und mittleren Unternehmen die Unkenntnis und Unsicherheit in Bezug auf die eRechnung zu einem Abwarten führt, um nicht zu früh auf die falsche Technologie zu setzen.

    "Der Großteil der kleinen und mittelständischen Unternehmen wartet auf ein klares Signal seitens der Regierung"
      -- Prof. Dr. Wolfgang König


    Deutlich wurde vor allem auch die zentrale Rolle, welche die öffentliche Verwaltung in diesem Kontext inne hat und zu spielen in der Lage ist. Durch das Einnehmen einer Vorreiterrolle kann ein klares Signal seitens der Regierung an die große Masse abwartender Unternehmen gesendet werden, was die Verbreitung der eRechnung massiv unterstützen und das Realisieren der Einsparpotenziale für alle Beteiligten erleichtern würde.

    "Wichtig ist vor allem, dass ein einheitliches Format genutzt wird mit klarer Semantik und Syntax"
      -- Dr. Frank Roth


    Eine wichtige Rolle kam bei der Diskussion auch der Art und Weise zu, in welcher eRechnungen ausgetauscht werden sollten. Gerade im Hinblick auf die kommende EU-Richtlinie waren sich die Redner einig, dass auf kurz oder lang ein national verabschiedetes und mit der EU-Richtlinie kompatibles Format, wie das derzeit durch das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelte ZUGFeRD, einen wichtigen Beitrag zur Verbreitung der eRechnung leisten kann.

    Im Hinblick auf die praktische Eignung und Evaluation einer möglichen Lösung konnte während der Diskussion ferner erläutert werden, inwiefern bereits im Rahmen von Pilotprojekten in der öffentlichen Verwaltung sowie bei privatwirtschaftlichen Unternehmen eine solche Lösung produktiv eingesetzt wird und welche Vorteile dies für Versender und Empfänger beinhaltet.

    "Bis zu 50% des CO2-Fußabdrucks im Prozess der Rechnungsverarbeitung können durch elektronische Rechnungen eingespart werden"
      -- Prof. Dr. Wolfgang König

    Auch eine im Rahmen der CEBIT nicht unübliche Frage nach ökologischem Mehrwert und Nachhaltigkeit ließ die Diskussion zum Thema eRechnung nicht aus. Hier konnte in der Diskussion aufgezeigt werden, welches ökologische Einsparpotenzial in der eRechnung steckt, und inwiefern auch Nachhaltigkeitsaspekte im Kontext der eRechnung durchaus eine Daseinsberechtigung besitzen.

    "Die Unternehmen warten darauf"
      -- Prof. Dr. Wolfgang König


    Ein eindeutiges Fazit erreichte die Diskussion am Dienstag - Die öffentliche Verwaltung sollte eine aktive Vorreiterrolle bei der Einführung der eRechnung übernehmen. So kann ein eindeutiges Signal an die wartende Masse der Unternehmen gesendet und ihnen ein eindeutiger Weg aufgezeigt werden, auf dem elektronischer Rechnungsaustausch möglich ist. Hierbei sollte in der öffentlichen Verwaltung vor allem weiter als bis zur eigenen Umsetzung gedacht werden, sodass auch eine aktive Beteiligung der Unternehmen im Anschluss seitens der öffentlichen Verwaltung erwünscht und gefördert wird.
     
       

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