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E-Docs-Standards News

News

 

E-Docs auf der CeBIT 2013

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Auf der diesjährigen CeBIT vom 5.-9.3.2013 in Hannover konnte das Projekt erfolgreich am Gemeinschaftsstand des Landes Hessen präsentiert werden.
Durch das attraktive, zu Fachgesprächen einladende Standkonzept, die klare Darstellung des Projektes sowie das bestgelaunte Messe-Team fühlten sich Unternehmen verschiedenster Größenordnung angesprochen und kamen ins Gespräch mit uns. Zwei flankierende Fachvorträge (hochkarätig besetzt unter anderem mit Herrn Professor Wolfgang König) auf der CeBIT 2013 über das Projekt vermittelten den Besuchern konkreten Praxisbezug.
Das große Interesse an einfachen und pragmatischen Lösungen reflektierten auch die zahlreichen Gespräche am Messestand, die jetzt in Einzelterminen fortgeführt werden.



Impressionen zur CeBIT 2013:

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Abschlussbericht des Projekts eRechnung veröffentlicht

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Öffentliche Verwaltung soll Rechnungen künftig elektronisch austauschen

Wissenschaftler der Goethe-Universität haben gemeinsam mit den Experten der Bonpago GmbH eine Studie vorgelegt, die der öffentlichen Verwaltung in Deutschland Wege aufzeigt für eine Umstellung auf den elektronischen Austausch von Rechnungen. Die Studie unter Leitung von Wolfgang König, Professor für BWL, insbesondere Wirtschaftsinformatik und Informationsmanagement sowie Geschäftsführender Direktor des House of Finance, entstand im Rahmen des Projektes eRechnung, das vom Bundesministerium des Innern gefördert wird.

In Deutschland werden jährlich rund 32 Mrd. Rechnungen und Kassenbelege ausgetauscht, davon rund 120-140 Mill. mit der öffentlichen Verwaltung. Der Anteil elektronischer Rechnungen liegt dabei im einstelligen Prozentbereich. Die EU Kommission hat im Juni 2013 vor dem Hintergrund der "Digitalen Agenda für Europa" einen Richtlinienentwurf präsentiert, der öffentliche Verwaltungen der Mitgliedsstaaten dazu verpflichten soll, binnen 48 Monaten eine Infrastruktur für den Empfang elektronischer Rechnungen bereit zu stellen. So will die EU Einsparungen von bis zu 2,3 Mrd. EUR verwirklichen.

Die Herausforderung für die Autoren bestand nun darin, unter einer Vielzahl von Lösungsansätzen zum elektronischen Rechnungsaustausch den anhand von Kosten- und Nachhaltigkeitsaspekten besten Weg für die öffentliche Verwaltung auszuwählen. "Wir empfehlen für den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung den Versand der Rechnung als PDF-Anhang einer E-Mail mit integriertem Datensatz, der idealerweise die Kopf- und Positionsdaten der Rechnung in einem Standardformat beschreibt", so Wolfgang König. "Dieser Übertragungsweg ermöglicht die elektronische Weiterverarbeitung durch Einspeisung der Rechnungsdaten in die nachgelagerten Systeme und setzt außerdem eine niedrige Teilnahmeschwelle, von der insbesondere kleine und mittlere Unternehmen profitieren."

Um die erarbeiteten Handlungsempfehlungen zu evaluieren, werden seit Anfang 2013 unter anderem beim Technischen Hilfswerk (THW) und beim Bundesverwaltungsamt Pilotstudien durchgeführt.

Im Rahmen des Projekts eRechnung wurden in der ersten Projektphase "Handlungsempfehlungen zur Umsetzung des elektronischen Rechnungsaustauschs mit der öffentlichen Verwaltung" erarbeitet. Unter folgenden Links können die Ergebnisse eingesehen werden:

[Executive Summary, deutsch]
 
 

Bericht vom EXPP Summit 2012 in Berlin

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Der EXPP-Summit hat in diesem Jahr vom 24.-25. September in Berlin stattgefunden (http://www.expp-summit.com/). Die Fachbesucher aus verschiedenen Ländern hatten dabei die Möglichkeit, sich über das aktuelle Geschehen in den Bereichen E-Invoicing und E-Billing zu informieren, Erfahrungen auszutauschen und neue Kontakte zu knüpfen. In den zahlreichen Vorträgen, Round Tables und Diskussionen wurden Fragen nach der Suche von Standards, der Bedeutung der öffentlichen Verwaltung und der Einbettung von E-Invoicing im gesamten elektronischen Beschaffungsprozess diskutiert.

Das Marktangebot an E-Invoicing-Lösungen ist umfangreich, doch schon bei der Frage, was eine elektronische Rechnung ist, gibt es verschiedene Meinungen. Während die einen schon ein einfaches PDF als Rechnung akzeptieren, stellt dies für andere noch lange keine elektronische Rechnung dar. Vor der Festlegung eines Standards steht daher zunächst die Aufgabe, eine einheitliche und allgemein anerkannte Definition für den Begriff elektronische Rechnung zu finden.

Über die Vorteile der elektronischen Rechnung herrscht weitgehender Konsens – die immer noch schleppende Verbreitung des E-Invoicing ist jedoch ebenfalls offensichtlich. In Bezug auf eine Umstellung auf E-Invoicing stellen auf Unternehmensebene weniger externe Kompatibilitätsbedenken als vielmehr interne Barrieren, wie z. B. fehlende Awareness und zu geringe Aufwendungen im Rahmen des Change Management oder die mangelnde Abstimmung zwischen Buchhaltung und Rechtsabteilung die größten Herausforderungen dar. Um diese Hürden zu überwinden, sollten alle beteiligten Parteien möglichst frühzeitig in die Planungen hinsichtlich einer Umstrukturierung der Prozesse mit einbezogen, potenzielle Compliance-Angelegenheiten durch Kontrollen reduziert und allen voran die gesammelten Erfahrungen unternehmensübergreifend kommuniziert und ausgetauscht werden.

Ein weiteres Thema, das Mittelpunkt vieler Diskussionen war, ist die Auswahl eines Standards für den elektronischen Rechnungsaustausch. Dabei stellt sich die Frage, ob ein allgemeiner Standard überhaupt hinreichend ist, um den gesamten Markt zu bedienen. Allgemein hat sich die Tendenz gezeigt, dass im Hinblick auf eine breite Umsetzung ein Großteil der Teilnehmer mehrere Standards für sinnvoll erachtet. Da die Branchen sich stark unterscheiden, divergieren auch die Anforderungen an eine elektronische Rechnung. So hat ein Vortrag des Unternehmens IATA (Lufttransportgewerbe) verdeutlicht, dass ein Flugunternehmen z. B. andere Rechnungsfelder benötigt, als Unternehmen eines anderen Wirtschaftszweigs.

Bei der Auswahl der verschiedenen Lösungen müssen zudem die Bedürfnisse der KMU miteinbezogen werden. Die Notwendigkeit, kleine und mittlere Unternehmen zu erreichen, ist Fokus zukünftiger Bemühungen der Europäischen Kommission, um E-Invoicing bis 2020 zur vorherrschenden Fakturierungsmethode zu machen. Hier setzt auch das Projekt eRechnung an, welches von der Goethe-Universität Frankfurt zusammen mit dem Bundesministerium des Innern (BMI) durchgeführt wird und u. a. durch MinDir’n Beate Lohmann, Leiterin der Abteilung O (Verwaltungsmodernisierung, Verwaltungsorganisation) im BMI, in Berlin vorgestellt wurde. In ihrem Vortrag hat Frau Lohmann den Zuhörern die Leitgedanken und Maßnahmen zur Einführung der elektronischen Rechnung in der öffentlichen Verwaltung vorgestellt und ist dabei auch auf die Anforderung kleinerer und mittlerer Unternehmen eingegangen. Im Gegensatz zur verpflichtenden Einführung von E-Invoicing in Ländern wie Chile, Spanien oder Dänemark, soll die Einführung in Deutschland zunächst auf freiwilliger Basis geschehen.

Vor allem im europäischen Raum ist das Problem im öffentlichen Sektor nicht die fehlende Technologie, sondern vielerorts die Unbeweglichkeit und Schwerfälligkeit der Verwaltungsapparate. Ebenso zu den Problemen zählen eine zunehmende Fragmentierung des E-Invoicing-Anbietermarkts einerseits und parallel laufende, nicht abgestimmte nationale E-Invoicing-Initiativen andererseits. Vor allem die verpflichtende Einführung von E-Invoicing geht in europäischen Mitgliedsstaaten vermehrt mit Mandaten für zugehörige Standards einher.

Trotz vieler Diskussionen waren sich die Teilnehmer in einer Sache einig: die(Massen-)Einführung von E-Invoicing birgt großes ökonomisches und ökologisches Potenzial, das bisher noch nicht in vollem Maß ausgeschöpft wird. Durch die Digitalisierung des Rechnungsprozesses werden u. a. direkte und indirekte Kosten gesenkt, Fehlerquellen reduziert und die Datenqualität verbessert. Hinzu kommt, dass natürliche Ressourcen geschont werden können und die Belastung der Umwelt durch CO2-Emissionen drastisch verringert wird. Das gemeinsame Ziel ist es also, eine Masseneinführung von E-Invoicing voranzutreiben.

 
   

Survey: State of the Art E-Invoicing in European Countries 2012

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This questionnaire is part of the E-Docs research project focusing the diffusion and adoption of e-invoicing in Europe. The E-Docs project was initiated by and is situated at the Goethe University Frankfurt and is accomplished in cooperation with Bonpago GmbH.

This survey is conducted completely anonymous and participation is voluntary. No personal data and no personal internet data (IP Addresses etc.) is being saved by the Goethe-University for any of the participants.

Thank you for your participation!

>>Click here to continue<<
 
 

Neue E-Docs-Publikation zum Thema "Akzeptanz von E-Invoicing"

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Ergebnisse der ersten Projektphasen werden im Januar 2013 auf der angesehenen Hawaii International Conference on System Sciences (HICSS) vorgestellt. Der zugehörige Artikel mit dem Titel "A Unified View of Electronic Invoicing Adoption: Developing a Meta-Model on the Governmental Level" kann hier heruntergeladen werden.

Inhalt
Die Digitalisierung von Rechnungen und deren Verarbeitung ist ein entscheidender Faktor für die Verbesserung der Prozesseffizienz auf G2B und G2G Ebene. Einige europäische Länder wie Dänemark oder Spanien haben bereits damit begonnen die Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung für Geschäftsbeziehungen mit der öffentlichen Verwaltung per Mandat vorzuschreiben. Dennoch befinden sich die meisten anderen Länder in der Europäischen Union noch in der Planungsphase für die Umsetzung. Die Mehrheit der wissenschaftlichen Studien im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung betrachten diese zudem lediglich aus einer privaten Perspektive. Ebenso fehlt ein übergreifendes Erklärungsmodell für die Adoption der elektronischen Rechnungsstellung. In dieser Publikation wird ein einheitliches Meta-Modell der Einflussfaktoren der elektronischen Rechnungsstellung auf Regierungsebene vorgestellt, informiert durch eine Analyse relevanter wissenschaftlicher Literatur. Durchgeführte Interviews mit Experten auf dem Gebiet der elektronischen Rechnungsstellung unterstützen das vorgestellte Modell. Zuletzt werden in der Publikation Implikationen für die zukünftige Forschung mit dem Schwerpunkt auf den öffentlichen Sektor diskutiert.
 
   

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